调节与管理情绪

。你能列出下一个星期或下一个月要做的事，并且你完成计划也是大有可能的(假如你的计划是合理的话)。假如你发现你的计划过大，你以后也可以修改它。考虑的整块时间越小，你就越能控制每一整块的时间。

    微型目标：15分钟～1小时

    微型目标指15分钟～1小时的目标。这些目标你是能够现实地直接地掌握住的。尽管它的效果不很重大，但由于它是被你直接控制住的，在你的生活中，它还是显得很重要，因为只有通过实现这些微小的目标，你才能实现较大的目标。

    假如你的微型目标、小目标计划得不错，并能朝着这些目标前进，那么你的长期目标的实现自然也就可以得到保证了。

    运用高效的方法正确做事

    “正确地做事”强调的是效率，其结果是让我们更快地朝目标迈进；“做正确的事”强调的则是效能，其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。效率重视的是做一件工作的最好方法。如果我们有了明确的目标，确保自己是在“做正确的事”，接下来要“成事”，就是“方法”的问题了。

    有人认为，优秀的员工一定是最忙碌的人，其实，优秀的员工并非是最忙碌的人，他们十分注重工作方法，张弛有度。他们非常清楚自己的生活方向，也善于安排时间、控制节奏，知道自己该在什么时间做什么事情。即便是忙，也极有规律。

    事实上，最容易的不过忙碌，最难的不过有成效地工作。如今，在信息庞杂、速度加快的职场环境里，我们必须在越来越少的时间内，完成越来越多的事情。

    运用高效的工作方法是克服无为的忙碌，获取成就的最佳途径。

    化繁为简，把复杂的问题简明化

    在每做一件事情之前，应该先问几个问题：

    这项工作是必须做的吗?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?

    如果必须干这件工作，那么应该在哪里干?既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着待在办公桌旁冥思苦想吗?

    什么时候干这件工作好呢?是否要在效率高的宝贵时间里干最重要的工作?

    这件工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾迎刃而解，收到事半功倍的效果?还是应采取最佳方法而提高效率?

    区分先后与轻重，工作秩序条理化

    工作秩序条理化是防止忙乱、获得事半功倍之功效的法宝。

    (1)保持办公桌整洁。去掉与目前工作无关的东西，确保你现在所做的工作是此刻最重要的工作，所有的工作项目都在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位置上。

    (2)懂得有所拒绝。我们不可能把所有的事情都一个人做完，一个人要学会调整自己，要懂得拒绝。有些事情是不是值得为它去拼命，如果不值得，那么就干脆放掉它，去做其他更重要的事情。要力戒由于有吸引的干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前，为它采取了所有应该采取的处理措施。万一遇到自己能力范围之外的事，可以集思广益，一起解决。

    (3)主动协助领导排定优先顺序。也许你常有“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆工作，实在是没道理”的烦恼。你该做的是与领导多沟通，主动地帮助主管排定工作的优先顺序，这样便可大幅减轻工作负担。

    灵活机动，工作方法多样化

    (1)找到最佳方法。原有的工作方法未必就是最好的工作方法。对原用的方法加以认真分析，找出那些不合理的地方，加以改进，使之与实现目标要求相适应。

    也可在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。

    (2)重新排列做事顺序。即考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。

    (3)避免重复劳动。如果有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的的，就可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

    (4)善于劳逸结合。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下；又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究。

    (5)经常性问题标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。

    提高工作效率的时间管理法

    提高工作效率的关键，在于专心致志地去做最有价值的工作，一次只做一件事情，并不断实践，将其养成工作习惯。这样，工作效率就会成倍地增加，进而获得更多的可自由支配的时间，有效地进行时间管理。

    下面是一些具体的工作方法，供大家参考：

    尽量避免被打扰

    电话、邮件是一个被打扰的因素，如何处理是很关键的事情。对于非技术支持性质的工作，邮件一天处理2次即可，可以在某个固定时间集中处理。对于电话，要尽量缩短被打扰造成的影响时间，尽快回复到原工作状态。有时候，电话铃响时，先不急着去接，把手里的工作，做一个记号，这样，接完电话以后，可以通过记号知道自己做到什么地方、什么程度，就可以很快地再接续上。

    留给自己思考的时间

    少看、多想，思考的思路要及时写道记事本或者电子文档中，记录在手机里也是不错的选择，因为一些思想的火花可能会稍纵即逝，因此要将其记录下来，以便日后整理。

    关掉即时通讯软件

    所有的即时通讯软件都是影响人专注思考的祸端，要避免被人打扰，隐身是一个不错的办法。

    忘记垃圾邮件

    每天都会收到两封“您被拦截的邮件明细”，不必浪费时间在被过滤的数百个邮件中寻找少见的“非垃圾”邮件，如果别人的邮件确实重要，那么他肯定会联系你的，所以不必再浪费时间去看垃圾邮件。

    营造高效率的办公环境

    优雅的办公环境，对于提高办公效率非常重要。以下几点可以帮助职场人士营造出高效率的办公环境。

    将不常用的东西转移到其他的地方

    随便看看你就会发现，办公室里很少使用的东西数量惊人。过期的文件、不用的信笺、从来不开的台灯……不一而足。最好在伸手可及的范围内只保留最为常用的东西，将那些不是每天都要用的东西移出视线之外。

    将过期的文件加以清理存放

    没有必须将办公室的文件柜都塞得满满的。给文件柜“瘦身”——对过期文件加以清理存放。如果一个文件你在过去12个月里都没有找来看过，那么它就在此列。这项工作耗时不多，但可谓一举两得：既节约了时间又腾出了空间。

    注意你的电脑显示器

    在电脑显示器占据你的桌面时，要释放更多的空间是比较困难的。一个选择是使用显示器架，可以将文件和其他东西放到它下面；另一选择是选用lcd显示器，它占用的空间只有crt显示器的三分之一。

    充分利用办公空间

    如果办公场所狭小，就要想办法充分利用每一寸空间。可以将架子安到墙上，桌子下面可以用来放文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、复印机和打印机等多种办公设备，可以考虑购买一台多功能一体机。

    扔掉旧的阅读材料

    你可能保存着不少不再需要的过期的出版物，那么请在清理办公室杂物时将它们扔掉。如果担心会丢掉重要的文章，在扔掉它们之前浏览一下目录，将真正需要的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物，这样能够缩短你的阅读和清理的周期。

    把最简单的事持续做好

    什么是不简单?能够把每一件简单的事情千百遍地都做对，就是不简单；什么叫不容易?能够把大家公认的非常容易的事情高标准地认真做好，就是不容易。

    无论在工作中还是生活中，都有很多事情，虽然很简单，但我们不能采用简单的做法。我们要把它们看作是一件需要付出全部热忱、精力和耐心的伟大事业。当你能够把一件简单的事情做得非常好时，你就变得很不简单，也就是不平凡。

    世界上没有简单的事，只有把事情简单化了的人。我们总是想急功近利地做一些不简单的事，而忽视一些看似简单的事。其实“把简单的招式练到极致就是不简单”。一个优秀的人不见得就能做出不简单的事情；一个平凡的人通过点点滴滴的努力和坚持不懈地做好每一个细节，反而可能成就不简单的事情。

    简单必须先经过复杂的过程，就像读书一样，要先把书读厚，再把书读薄。简单是在复杂之上，跳出复杂才能简单，将简单管理真正落实到企业组织流程上，真正形成自觉的行为，更需要有一个过程。必须先复杂、精细，然后简单。

    简单的事是每个人都能够做到、做对的，但能把简单的事做对并不难，难的是持续地做对。我们每个人都会做却又不屑于做的事情，贯穿于整个日常生活中。其实，简单不等于浅薄、简陋、粗放，简单是深刻、丰富、精细，丰富才能简单，精细才能简约。

    工作能够分清轻重缓急

    一个优秀的员工懂得如何把重要而紧急的事情放在第一位，控制自己，防止自己变成一位“工作狂”，他们懂得如何授权他人，如何减少干扰，如何集中注意力，利用好精力充沛的时间，因为他们养成了一个良好的思考习惯：做事分清轻重缓急。

    把事情按照重要程度和紧急程度分为四个层次：即重要且紧急的事；重要但不紧急的事；紧急但不重要的事；不紧急也不重要的事。

    重要且紧急的事情

    这类事情对你来说是最重要的事情，而且是当务之急，有的是实现你的事业和目标的关键环节，有的则和你的生活息息相关，只有合理高效地解决完，你才有可能顺利地进行别的工作。这种事情紧急而重要，你必须尽快把它们处理好，不能再拖延。

    重要但不紧急的事情

    这类事情不是最重要的，但是关系到你的长远发展。

    对这些事情的处理好坏，从一定角度反映了一个人对人生目标和进程的判断能力。因为这些事情是生活中经常会遇到的重要而又不是必须立即完成的事情。

    这些事情的最大特点是没有规定的限期，如果没有被其他人催促或有现实因素的刺激，可能将被永远拖延下去。

    紧急但不重要的事情

    可以说，每个人都会遇到这样的事情。这一类事情表面上看起来是极需要的，而且要立刻采取行动，但是如果客观地来审视这些问题，我们就应把它列入次优先的事项中去。

    大凡低效能的员工，他们每天80％的时间和精力都花在了“紧迫的事”上。也就是说，人们惯常的习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。

    按照这种思维，他们经常把每日待处理的事区分为如下的几个层次：

    今天“必须”做的事(即最为紧迫的事)。

    今天“应该”做的事(即有点紧迫的事)。

    今天“可以”做的事(即不紧迫的事)。但在多数情况下，重要的事却不紧迫。比如长远目标的规划等，往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事无限期地延迟了。而优秀员工懂得做要事而不是做急事。

    既不紧急又不重要的事情

    在生活中，我们会遇到很多这样的事情——不需要即时处理，甚至不需要处理的事情。如果把精力放在这些事情上面，纯粹是浪费时间。

    但在实际生活中，所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。现实中，可以用下面的乘式来解决做事的优先顺序：用重要性乘以紧迫性。即：

    优先顺序=重要性紧迫性

    根据这两个维度，我们可以将工作分成四类。

    第一类：紧急、重要的事情(位于第1象限)

    第二类：不紧急、重要的事情(位于第2象限)

    第三类：紧急、不重要的事情(位于第3象限)

    第四类：不紧急、不重要的事情(位于第4象限)

    紧急不紧急重要1事情：危急紧迫的问题；限期完成的会议或工作。

    2事情：准备工作；预防措施、计划建立、维持人际关系；寻找新机会。不重要3事情：造成干扰的访问；临时插入的事；电话、信件、邮件、报告、会议；直接而紧迫的问题；许多迫在眉睫的急事。4事情：琐碎而忙碌的工作；某些电话；消磨时间；娱乐活动。

    在现实生活中，你能分清每件事情所处的方格吗?你把大部分时间花费在哪个方格了呢?

    如果是1，说明你总是忙于应付那些无穷无尽的紧急事。被一个又一个的像大浪一样向你涌来的问题，弄得焦头烂额、狼狈不堪。你始终忙忙碌碌却效率低下。要是总是这样，迟早有一天你会被击倒、压垮。

    如果是2，说明你有着“做要事而不是急事的良好习惯，这正是优秀员工的思考方式和行为模式——把大量的时间用在重要的事情上。这些事情虽不紧急，但它却决定了我们的生活质量、受教育程度、工作业绩等。有了这个良好的习惯，你会凡事制定计划，按时工作学习，坚持锻炼身体，这样你就能避免不必要的紧张和慌乱，始终保持良好的状态。

    如果是3，说明你的工作自主性与效率都不高。你盲目地追随繁杂的事务，而不考虑它对你是否有益。你会发现自己的时间根本是不自由的，你已经被紧紧束缚在别人的议事日程上。如果不努力改变做事风格，你的生活和工作都将陷入被动局面。

    如果是4，说明你是一个很情绪化的人，既没有工作效率，也没有工作效能。你把大量的时间花费在毫无价值的事情上面，长此以往，你将一事无成。

    工作是要有章法的，分清事情的轻重缓急，一步一步地把事情做得有节奏、有条理，才能达到良好结果，不能眉毛胡子一把抓。优秀员工在处理一年、一个月或一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的时间。